Som udgangspunkt ”fødes” forslagene i boliggrupperne, hvor de drøftes og bringes videre til bestyrelsen i form af skriftlige forslag. Bestyrelsen kvalificerer forslagene f. eks. ved at indhente tilbud, beskrive økonomien, vurdere overensstemmelse med lokalplan 134 og den tilhørende deklaration eller på anden vis tydeliggøre forslagene.
Forslagene bringes videre til fællesmødet, som skal være det primære forum, hvor beslutninger tages og ikke i bestyrelsen. Kommer der under fællesmødet nye tanker og/eller idéer omkring et forslag kan det være, at det går tilbage til bestyrelsen til videre behandling ud fra de holdninger og tanker, der blev fremført på fællesmødet.
Fællesmøderne afholdes efter behov. Der skal udarbejdes en dagsorden forud for alle møder. Dagsordenen og forslag skal 8 dage før et møde gøres bekendt for beboerne. Mødelederen skal sikre, at der gives plads til dialogen og, at der bliver truffet en entydig og af fællesmødet accepteret nedskrevet konklusion efter behandlingen af et pkt. på dagsordenen, inden næste pkt. bliver behandlet. Hver beboer, der deltager i fællesmødet har én stemme. Beslutninger træffes ved simpelt flertal blandt de personligt fremmødte beboere. Der skal udarbejdes et beslutningsreferat for hvert møde. Referatet skal senest 14 dage efter mødet gøres bekendt for beboerne.
Bestyrelsen gennemfører fællesmødernes beslutninger og orienterer på et efterfølgende fællesmøde om gennemførelsen.
For ikke at samle tingene i bestyrelsen skal man på fællesmøderne arbejde på at udnytte de mange gode ressourcer, der er hos beboerne i Kongskær og uddelegere opgaver til disse. Forslag til uddelegering kan komme fra beboere og bestyrelsen.
Referater fra bestyrelsesmøder skal fremlægges i fælleshuset senest 14 dage efter et bestyrelsesmødes afholdelse.